情報漏えいに対して、どの位備えるべきか。

特にリソースの少ない中小企業にとっては、大きな問題です。でも、まずはできることからはじめませんか？

マイナンバー情報管理者を定めましょう。

情報に触る人数が多ければ多いほど、情報漏えいのリスクは高まります。収集、保管の作業を行う人員を絞るだけでも、かなりの情報漏えいリスクは低くなります

一説によると、情報漏えいはウィルスや外部からの攻撃よりも、内部の人間による漏洩の方が確率が高いと言われています。

まずは信頼できる社員を選定し、マイナンバー情報管理者に任命しましょう。

マイナンバーの取扱規定、個人情報保護に関する覚え書きを交わしましょう。

管理者が決まったら、社内のマイナンバーに関する取扱規定を定めましょう。また、情報管理者とは個人情報保護に関する覚書を交わしましょう。

通常の契約書だと何も読まずに捺印・・・という場合が多いのではないでしょうか。でも、今回のマイナンバーに関してはそれではまずいです。

情報管理者はその責務をしっかりと理解した上で、捺印を行ってもらう必要があります。

エスエス会計では、チェックリスト形式の覚書を作成し、顧客に配布しました。少しの工夫で、情報共有と確認を行うことも可能です。

マイナンバーは、税務関連書類の法定申告期限から7年間の保存が求められ、その保存期間が終了したら速やかにかつ確実に廃棄しなければなりません。

また、日々の業務でマイナンバーを記載した用紙をコピーしたり、出力した場合には、機密文書の溶解処理サービスなどで復元不可能な状態にして廃棄しなくてはなりません。

紙でのマイナンバーの保存は、その取扱に充分な注意が必要となり、とても手間がかかります。

エスエス会計では、マイナンバーの紙での取り扱いは最小限にとどめ、マイナンバー管理ソフトなどを導入してデータでの管理を行うことが、シンプルかつ確実な管理ができるのでは？と考えております。

ゴミ箱に入れただけでは「確実な廃棄」にはなりません。

PCのゴミ箱に入れただけでは「確実な廃棄」にはなりません。マイナンバーの廃棄は復元不可能な形に廃棄する必要があることは、データでも紙でも同じことです。

給与関連のベンダーが販売しているマイナンバー取扱用のソフトや、最近のセキュリティソフトには、完全廃棄機能が搭載されているものがいろいろと販売されています。データで管理する場合には、導入を検討してみましょう。

その時を逃さずに廃棄できるようにしましょう。

従業員の退職後7年・・・果たしてあなたは今と同じマイナンバー関連の担当者でいるでしょうか？
それは誰にもわかりません。

紙で管理する場合には、取得から廃棄までの履歴をきちんと管理できる管理簿の備え付けが必要となりますが、データでの管理の場合には、マイナンバー管理ソフトに時限管理機能が搭載されているものを導入すれば、廃棄の時期を逃さず、確実に廃棄できます。

現在の担当者だけでなく、将来の担当者のことも考えて、業務フローを構築しましょう。

エスエス会計も、マイナンバーについてはまだまだ勉強中です。ですので、できることからやっています。
でも、お客様のマイナンバーを取り扱うことになりますので、情報漏えい対策を充分に行って、お客様からのマイナンバーの到着をお待ちしております。

エスエス会計で行った具体的な取り組みをちょっと紹介しましょう。

就業規則の再検討

社内の就業規則を見直し、マイナンバーの取扱に関しても網羅できるように、見直しを行っています。

給与ソフトウェアのバージョンアップ

給与ソフトのバージョンアップを行い、マイナンバーを暗号化して保管できるように準備を整えました。

ファイアウォールの見直し

インターネット環境を見直し、ファイアウォールの更新など、よりセキュリティの高い環境を考えております。

従業員の研修

いくら規則やソフトを見直しても、それを取り扱う人間がきちんと制度を理解しなくては、安全な運用はできません。各種研修を通じて、マイナンバーへの理解を深めています。