坂上信一郎税理士事務所・公認会計士事務所[エスエス会計]






年末調整担当者の便利ファイル

Step1: スケジュール

スケジュールを立てよう

年末調整はスケジュールが命。1月までのスケジュールを立てよう。
エスエス会計の年末調整シーズンは毎年10月から始まります。お客様へのご案内の発送から各種フォーマットの準備、Webサイトの作成など、年末調整にまつわる作業は多岐に渡ります。

年末調整作業は従業員対応から国や地方への申告まで、いろいろな作業が複雑に絡み合い、全体像を把握しなければどこかで作業が止まってしまいます。そういう意味で、年末調整担当者の調整能力が問われる、難しい作業と言えるでしょう。

そう考えると、作業開始から終了までの全ての作業計画をしっかり立てることが、スムーズな年末調整作業への第一歩です。

 



Step2 資料収集のコツ

資料を集めよう!!

資料集めがスムーズなら、仕事の半分は終了!

従業員からもれなく書類を提出してもらえれば、年末調整作業はもう半分程度終わったも同然です。

でも、年末調整担当者が一番に頭を悩ますのが、実は資料集めでもあります。
「書いてない項目がある!」
「証明書が提出されてない!」
提出された書類を前に、ため息をついている担当者の方も多いのではないでしょうか。

エスエス会計では、お客様の会社に資料収集をお願いする際に、エスエス会計ホームページの従業員向けページ「ここは押さえたい!年末調整のコツ!」を従業員の皆様にご案内していただいております。

このページを見ながら年末調整書類を書いてもらうことによって、従業員の皆様自ら、自分の疑問点を解決することができ、漏れのない書類提出をしていただけます。

提出された書類について、担当者の皆様は次の点をしっかり確認して行きましょう。

前職の源泉徴収票は添付されてますか?


平成28年中に転職して来た方で、平成28年1月1日から入社までの間に他の会社から給与を受けていた方は、前職の源泉徴収票を平成28年扶養控除等申告書に添付する必要があります。
※添付がない場合は、年末調整を行うことができず、従業員自ら確定申告が必要となりますので、年末調整担当者から伝えてあげるのがいいでしょう。

各種証明書は添付されていますか?

 
保険料控除や住宅取得等控除を受ける場合、控除証明書や残高証明書の添付が無い場合、控除を受けることはできません。
 
保険会社や銀行から届いていない、紛失してしまった場合には、再発行してもらえますので、従業員に請求してもらいましょう。
※12月の給与計算に間に合わない場合でも、翌年1月31日までに提出があれば、年末調整のやりなおしをすることができます。

申告書は全て従業員本人に記入してもらいましょう。

 
年末調整は、「サラリーマンの確定申告」に相当する大切な税務作業です。申告書の提出があってはじめて、各種控除を受けることができます。特に保険料控除申告書や配偶者特別控除申告書の記入をせずに、控除証明書だけが提出される場合もあると思います。
 
一年間に払った実際の保険料額を知っているのは従業員だけです。空欄の場合には、本人に記入をお願いするようにしましょう。
※経理担当者が予測で金額を記入することは、今後の税務当局や従業員とのトラブル防止の為にも、絶対に避けたいことですね。

国外の家族を控除対象扶養親族にしている人は、「生計を一」にしていることを証明する書類が必要になります。

 
平成28年の扶養控除等申告書から、国外に居住する家族を控除対象扶養親族にしている人は、「生計を一」(申告者の給料で生計を立てていることを言います。)にしていることを証明する書類を添付することが必要となりました。

・その親族のパスポートの写し
・その親族との家族関係が証明できる書類の原本
・生活費を払っていることを証明できる金融機関の書類


該当する社員がいる場合には、エスエス会計にご相談ください。
詳しくは国税庁のホームページをご確認ください。

Step3 どうする?マイナンバー

いよいよスタート!マイナンバー。

ただしく理解して、正しく慎重に!

「マイナンバーが漏洩したら、たいへんなことになるらしい!」
「漏洩が怖いから、できたら収集したくない!」
「年末調整が大変になるかも!」

個人番号制度(いわゆるマイナンバー制度)がいよいよ平成28年1月以降提出する各種届出から適用されます。
人事、給与担当者の皆さんはどうなることか、とドキドキされていることと思います。

では、今年の年末調整はどう変わるのでしょうか?スッキリとまとめて行きましょう。

その他のマイナンバー関連情報は「【Pickup 年末調整とマイナンバー】」を参照してください!

今年の年末調整はどう変わる?


ズバリ、マイナンバーの収集が始まります!!

税務署へ提出する源泉徴収票だけでなく、各自治体に提出給与支払報告書にも、マイナンバーの記載が求められます。
ですので、平成28年中に給与を支払ったすべての従業員からマイナンバーの提出を受ける必要があります。

もちろん、退職者分のマイナンバーも必要となりますので、しっかり棚卸をして収集を行いましょう。

マイナンバーはいつまでに集める必要があるの?


年末調整のタイミングでマイナンバーを集めるのは、実質今年が初めてです。ですので、戸惑われる会社も多いと思います。

実際に、公的機関にマイナンバーを提出するのは、法定調書合計表、給与支払報告書の提出期限である、平成29年1月31日です。実質的にはこの日までに収集ができていればいいので、焦らずにしっかり収集を行ってください。

とは言え、日々の業務に忙殺されてしまって収集をしそびれる可能性があります。

12月中旬あたりまでには、収集作業を終えてしまえるといいのでは?

年末調整Tips

担当者が知っておきたい年末調整の豆知識

へぇぇ、そうだったんだ!年末調整の不思議あれこれ。そも

年末調整は、「サラリーマンの確定申告」とも言われます。個人事業者の方なら、一年間の儲けと経費を国に申告する確定申告は、あたりまえの手続きですが、サラリーマンの場合は会社がそれを代行する訳です。

エスエス会計のスタッフブログ・The仕訳サイトから、年末調整担当者が知っておきたい豆知識をご紹介します。

LinkIconWhat's 年末調整
年末調整ってそもそも何?担当者の皆様でもスッキリ答えられる方は少ないのではないでしょうか。年末調整の概要について説明します。

LinkIcon復興特別所得税が平成25年から控除されています!
平成25年1月以降の給与から、復興特別所得税が控除されています。従業員の皆様源泉徴収票に記載される所得税にも復興特別所得税が合算されています。制度について、確認しておきましょう。

LinkIcon年末調整って本当に難しいの?
エスエス会計スタッフの家族にも、「年末調整って難しい!」と感じている人がいます。でも、本当に難しいのでしょうか?ちょっと聞いてみましょう。

ここで紹介するブログは、平成25年度年末調整の際にエスエス会計が作成したものです。一部平成27年度の年末調整と制度変更により変わっている場合がございます。ご了承ください。

担当者なら知っておきたいよくある質問

Q.社会保険料控除証明書を無くしてしまったと従業員から言われました。代わりに通帳コピーや領収書でも良いでしょうか?

A.証明書が無い場合は控除は受けられません。


社会保険料控除を受ける場合は「社会保険料(国民年金)控除証明書」の添付が義務づけられています。紛失した場合は管轄の年金機構で再発行してもらうことができますので、再発行してもらうよう、従業員の方にご指導ください。

Q.アルバイトからは「扶養控除等申告書」を取っていないので、提出できません。よろしいでしょうか?

A.雇用形態に関係なく、扶養控除等申告書の提出は必要です。


正社員、アルバイト等の雇用の形態に関係なく「扶養控除等申告書」は原則として全員提出しなくてはなりません。特にアルバイトは短期間で退職する可能性が高いので、入社時に必ず提出してもらってください。

今現在在籍している人で、提出の無い人には必ず提出してもらってください。
「扶養控除等申告書」の提出が無い人は、給与計算の際に高い税率で所得税計算を行う事となり、また年末調整も行えないので、自ら確定申告をし、所得税の還付を受けなくてはなりません。
ただし、二ヶ所以上から給与の支払を受けている人は、そのいずれか一ヶ所にしか提出することができません。どこに提出するかは本人の任意です。


Q.従業員の数が多く、源泉徴収票に社判を押すのが大変です。省略しても良いでしょうか?

A.必ず社判を押すようにしましょう。


源泉徴収票は会社がその人の所得を証明する公的な書類です。必ず会社印を捺印の上、本人にお渡しください。従業員へは、大切に保管するようご指導をお願い致します。

従業員の方へのEメール等での源泉徴収票の提供が可能となりました。エスエス会計契約顧客の皆様で、ご希望の方は、エスエス会計までご相談下さい。


Q.源泉徴収票をいろいろなところに提出するので、10 枚発行して欲しいと従業員から言われましたが、発行していただけますか?

A.発行することは可能です。


複数枚発行することは可能ですが、従業員が不正使用をしないかどうか注意が必要です。万が一不正使用があった場合の為に御社にて履歴を残し、保管していただくことをお勧めいたします。

エスエス会計では、全員分の源泉徴収票データをPDFデータ化し、1月末にCDRにまとめてお送り致します。従業員から再発行の依頼がありましたら、御社にてプリントアウトしていただき、お渡しください。


Q.従業員に申告書の書き方を聞かれましたが、上手な説明ができません。何か、便利なツールはありませんか?

A.エスエス会計ホームページをご案内ください。


エスエス会計のWeb サイトでは、『年末調整特集』として、年末調整にお役に立ついろいろな情報を提供しております。その中には、書き方のスライドショーも提供しておりますので、ぜひご活用ください。

LinkIcon従業員向けコンテンツ「ここだけは押さえたい!年末調整のコツ!」

LinkIconエスエス会計スライドショー集

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