坂上信一郎税理士事務所・公認会計士事務所[エスエス会計]




エスエス会計では様々なITツールを導入することで業務の効率化を図っています。
書類のやり取りやタスクの管理なども含めてIT化を進めることで、お客様の業務負荷も削減できる取り組みを行っております。

メールを撲滅することで、
デスクワークを大幅に削減!

情報共有にメールは使いません。

  • 「あ~、またこんなに未読メールが・・・」
  • ビジネスの現場での主要な連絡手段であるメール。でもお客様からの連絡、社内の連絡、添付ファイル、リマインダー・・・etc 色んなものが全てメールで来るから、メールボックスはぐちゃぐちゃで、毎日未読メールを整理するだけで小1時間なんてことは良くあります。
  • エスエス会計では、お客様との情報共有手段として、サイボウズLiveを積極的に活用しています。イベントの共有、タスクの管理、そして掲示板でのやり取り。これまでメールでやり取りしていた多くのことをサイボウズLiveに置き換えることで、情報の整理が驚くほど簡単になります。

必要な資料はすべてデータで提供します。

  • エスエス会計では徹底した電子化に取り組んでおり、ご提供する資料はすべてデータでご提供させていただきます。もちろん、メールにデータを添付して提供、なんていうことはいたしません。ここでもサイボウズLiveを使って、ファイルをアップロードいたします。常に最新版になっていますので、どのファイルが新しいものか悩む必要もありません。

社内での情報連携の手間も不要

  • 社内に複数の担当者がいる場合、グループに関係者をすべて登録することで情報共有は完了。給与情報などの一部担当者しか見れないものについては、別グループを作って管理することもできますので、運用方法についてエスエス会計にご相談ください。

もちろん、エスエス会計内でも活用

  • ミーティングで決めたけど、あれって何だっけ?誰のタスクだったかな?
  • そんなことがないように、エスエス会計内でもサイボウズLiveを使った情報共有を推進しております。掲示板へのミーティング議事録の掲示、タスクの共有、イベントの共有など、各自がフレックスタイムを使って色々な働き方をしているからこそ、サイボウズLiveの中に共有するべき情報を集約しています。検索性にも優れいるため、探したい情報をすぐに見られて本当に便利です。
  • ⇒サイボウズLiveの活用法~社内編~
  • ⇒サイボウズLiveの活用編~社外編~

担当者に直接電話できる、

しかも無料!

今、ここを聞きたいにお応えします。

  • 「プルルル・・プルルル・・・お電話ありがとうございます。あっ○○でございますね、あいにく今外出しておりまして。はい、戻り次第折り返しお電話いたします。」
  • ビジネスの現場ではこんなやりとりは良くありますよね。担当者が在席しているか事前に分かればいいと思ったことはありませんか?
  • エスエス会計では、お客様からの連絡手段としてSkypeをお勧めしております。ログイン状態を確認した上で直接担当者に連絡できるので、行き違いもありません。しかも、Skype同士なら通信料は無料。自社のデスクにいながら担当者とじっくりとお話いただけます。もちろん、電話でのご連絡でも結構です。

エスエス会計内でも大活躍

  • パソコンの前にいながら電話が取れるのはSkypeの大きな利点の1つですが、最も活躍している機能は複数人での電話会議。もちろん、会議は会議室で顔を突き合わせて行った方がいいこともありますが、場所の制約を受けずに今話し合いたい!ということがある場合には、Skypeは本当に大活躍です。
  • パソコンはもちろん、スマートフォンからも繋ぐことができるのでテレワークには必須のITツールです。
  • ⇒エスエス会計社内の活用例はこちら

目の前で会計ソフトを操作しながら
じっくりとご説明いたします。


詳細な情報をお見せできます。

  • エスエス会計が導入しているLogMeInはいわゆるリモートデスクトップソフトです。モバイルPCから社内のPCにアクセスして会計ソフトなどの画面を直接お見せできます。「その資料は事務所に戻ってから・・」などということはありません。お客様の目の前で、納得のいくまでじっくりと説明いたします。

情報セキュリティも完璧。

  • リモートデスクトップは外からエスエス会計のPCにアクセスするシステムのため、モバイルPC本体にはお客様の情報は一切保存されておりません。万が一、エスエス会計がモバイルPCを紛失した場合でもお客様の情報が漏洩することは絶対にありません。また、リモートデスクトップのアクセスには二重三重のセキュリティを設定しておりますので、エスエス会計のスタッフ以外の人間がアクセスすることも絶対にありません。

エスエス会計のスタッフの在宅勤務でも大活躍

  • 様々な事情により、エスエス会計のスタッフが在宅勤務を行う場合にもLogMeInは大活躍してくれます。在宅勤務でありながら、社内にいるのと同じIT環境で仕事ができるリモートデスクトップのおかげで小さな会計事務所であるエスエス会計であっても、仕事が停滞することはありません。自然災害や子供の病気などの事情で会社に来れない場合も仕事ができる環境は、これからの中小企業には必須の条件だと私たちは思っています。
  • 紙の資料は持ち出さず、IT上のセキュリティーも確保した上で在宅勤務を行っておりますので、お客様の大切な情報が漏洩してしまう心配もありません。
  • ⇒エスエス会計内での活用事例はこちら。

ドキュメントの共有、編集を即座に!

複数人で同時に編集・閲覧が出来る。

  • 日々の業務の中では、様々なドキュメントファイルを作成・使用します。簡単なメモ程度なものもあれば、会議で使う資料やデータの分析を行ったりします。Googleドライブは、Web上でのドキュメントファイルの編集・閲覧ができるサービス。本家のWord、Excel、Power Pointなどに操作性は及びませんが、Web上で複数人が同時に編集・閲覧が出来るということに大きな特徴があります。

即時に情報共有ができるところが魅力!

  • しっかりしたドキュメントを作成することには不向きなGoogleドライブですが、情報の共有性が最大の魅力です。社内でアンケートをとったり、取引先に質問事項に回答してもらう場合などには、Googleドライブであればアンケートを取りまとめる必要も、メールに添付したファイルのやり取りをする必要もありません。各自が必要な箇所さえ記入すれば、それで目的が達成できるのです。

エスエス会計Webのお問い合わせで活躍

  • エスエス会計ではこのような即時性と共有性に着目して、このエスエス会計Web上でお客様からいただいた「お問い合わせ」はすべて、Googleドキュメントを通じて社内共有されることになっています。お客様の問い合わせをスタッフ全員が即座に見ることができ、対応することができるのもGooleドキュメントのおかげです。

アイデアは即座にメモ!

ノートを書くように気軽に

  • クラウドサービスの代表格として紹介されることの多いEvernote。電車の中で思いついたことをメモするのはもちろん、訪問先の地図を貼り付けたり、文書をPDFデータで取り込んでおいたり、使い方はまさにノート。ノートパソコンがなくても、様々な情報を持ち歩くことが出来ます。

エスエス会計でも活用しています

  • 会計事務所の仕事は情報収集が生命線。「おっ!」と思った情報は即座にEvernoteに記録して、更に社内共有が必要な情報はスタッフ間で共有します。情報やアイデアはいつ必要になるか分かりません。必要な時にいつでも情報取り出せるノート、それがEvernoteです。

社内の連絡、情報連携への活用でメール削減!

チャットという新習慣

  • チャットをビジネスシーンで活用するということは少し前までは考えられませんでした。相手の返答を待つ必要があるチャットよりも、電話をしてしまうことの方がビジネス上ははるかに効率的な方法だったのです。しかしこのチャットワークは、相手がログインしているかどうかに関係なく、メッセージを送ることができます。しかも話題ごとにグループも作れるので、本題だけを書いても話が通じます。
  • 「○○様」も「お世話になっております。」もない、チャットを使ったビジネスコミュニケーションは、スピーディーに連絡が出来る新しいツールです。

エスエス会計内でのメールがなくなりました。

  • チャットワークを使い始めるまでは、エスエス会計内でも諸連絡はメールで行っていました。ただ、いちいち宛先を指定したり、タイトルを入力したりということが手間だったり、社内メールを後から整理する必要もあり、決して効率的とは言えませんでした。
  • それが、チャットワークを使い始めることで社内メールの数は激減。即座に本題に入れるのでパッと入力できるし、読む際もグループが分かれているので整理する必要がありません。また、何よりも会話のつながりが見えるのでコミュニケーションがより円滑になりました。メールはビジネスには必須のツールですが、メールが常に最良の選択であるということではないと私たちは思っています。こういう小さなところからの効率化が業務改善に繋がるはずです。

大きなファイルのやり取りに最適!

クラウド上にフォルダを持つということ

  • 昔はFD、少し前はUSBメモリーだったデータの持ち出しが、クラウドサービスを活用することで全く必要なくなりました。Dropboxはその使いやすさから、ほとんど意識することなくクラウド上のフォルダにファイルをアップロードすることが出来ます。
  • 「その件は社に戻りましてから・・・」という会話がビジネスシーンから消える日も近いのではないでしょうか。

外部ともフォルダを指定して共有できる。

  • 顧客との間でのデータのやり取りは少しであればメールに添付して行いますが、複数・大容量のファイルをやり取りしなければならない場合は、Dropboxのフォルダ共有(※特定のフォルダを、特定の相手と共有するサービス)が圧倒的に便利です。ファイルもお互いに最新版に保たれますし、メールが埋もれてしまう心配もありません。

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